De WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen) is een nieuwe wet, waar alle verenigingen per 1 juli 2021 aan moeten voldoen. De wet richt zich met name op regels voor goed bestuur. In het verleden kon het gebeuren dat een penningmeester er met de kas vandoor ging of dat bestuurders een financieel belang hadden bij bepaalde besluiten. Dat moet deze wet voorkomen. Het is van belang dat enkele zaken goed worden geregeld. Als dat niet het geval is lopen de bestuurders een verhoogde kans op persoonlijke aansprakelijkheid als er iets mis gaat. Als een bestuurder de vereniging willens en wetens benadeelt maakt hij zich schuldig aan onbehoorlijk bestuur. De schade kan worden verhaald op de andere bestuurders, tenzij zij kunnen aantonen dat het onbehoorlijk bestuur hen niet te verwijten valt en zij maatregelen hebben genomen om de gevolgen van het onbehoorlijke bestuur teniet te doen. Daarom is het belangrijk dat zaken goed geregeld en gecontroleerd worden.

Enkele wijzigingen moeten worden vastgelegd in de statuten. Een statutenwijziging is niet verplicht, maar het kan wel wenselijk zijn dit binnen 5 jaar te doen omdat sommige regels in statuten 5 jaar na 1 juli hun geldigheid verliezen.

Je moet wel per 1 juli voldoen aan de nieuwe wet, dus je moet afspraken vastleggen.

De Nederlandse stichting voor vereniging en recht heeft een instructieve video gemaakt. Bekijk deze hieronder.

De Kamer van koophandel heeft op haar website duidelijke informatie geplaatst. Hier is ook andere informatie voor verenigingsbesturen te vinden.

Het LKCA gaat dieper in op verenigingen in de amateurkunst. Er zijn enkele links naar webinars.

Voor wie zich nog wat meer wil inlezen in deze materie kan terecht bij de KNVB, die op hun website goed uitlegt waar het allemaal over gaat.

Om op 1 juli te voldoen aan de eisen volg je het stappenplan, dat ook op de website van de KNVB is te vinden. Er zijn ook partijen, die dure online stappenplannen aanbieden, maar dat is niet nodig. In grote lijnen komt het neer op voorbereiden, een bestuursvergadering organiseren waarin je de WBTR-zaken bespreekt, statutenwijziging voorbereiden, ALV houden waarin statutenwijziging plaatsvindt, notarieel statuten laten passeren en statuten deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Voorbereiding

Het gaat niet alleen over het voldoen aan wettelijke regels, maar zeker ook over bestuurspraktijk.

De vereniging NOV heeft een handige checklist gemaakt. Loop deze checklist na en kijk in hoeverre je voldoet aan deze richtlijnen. Pas je beleid aan op die plaatsen waar je niet voldoet aan de richtlijnen. Zorg dat je dit voor 1 juli 2021 schriftelijk hebt vastgelegd.

Iets wat je moet regelen is het 4 ogenprincipe. Daarbij is het nodig dat er bij betalingen een tweede bestuurslid de betaling goedkeurt. Bij veel zakelijke rekeningen is dat al standaard zo, zeker als bestuurders gezamenlijk bevoegd zijn.

Als de penningmeester een betaling doet verschijnt er een melding bij de andere rekeninghouder. Hij keurt de betaling goed.

Statutenwijziging

Er zijn enkele zaken, die vastgelegd moeten worden in de statuten. Het is aan te raden statuten van voor 1992 te wijzigen. Die zijn namelijk verouderd omdat toen de wet is gewijzigd.

Regio's zijn de leden van de NOVA. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement en statuten van een regio dienen volgens artikel 5 van het HR van de NOVA ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Federatieraad.

Bestuursmodel

Als je een ander bestuursmodel kiest, dus met een Raad van Toezicht of een monistisch bestuursmodel, is statutenwijziging nodig. Dat zal alleen voor grote verenigingen met veel leden nodig zijn en waar veel geld in omgaat. Filmclubs hebben nu een collegiaal bestuursmodel, waarbij alle bestuursleden een gelijkwaardige stem hebben. Dan is statutenwijziging op dit punt niet nodig.

Bestuur

Neem in de statuten op dat bestuursleden hun opgedragen taak behoorlijk dienen te vervullen. Een bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging.

Log in om een voorbeeldtekst te kunnen bekijken.

Belet en ontstentenis

In de statuten moet vastgelegd worden wat er gebeurt als alle bestuurders niet meer in staat zijn de vereniging te besturen, bijvoorbeeld door langdurige ziekte of schorsing van bestuursleden. Dat is belangrijk, want als er geen bestuur is, kunnen er ook geen besluiten worden genomen en staat de vereniging als het ware stil. Bij de eerstvolgende wijziging moet dit worden opgenomen, maar het moet nu al vastgelegd zijn in verslagen van bestuurs- en ledenvergaderingen.

Belet betekent dat je tijdelijk je functie als bestuurder niet kan of mag uitoefenen. Bijvoorbeeld door schorsing, ziekte of langdurige afwezigheid. Bij ontstentenis ontstaat er echt een vacature, bijvoorbeeld omdat de bestuurder is afgetreden of als de bestuurder is overleden.

Log in om een voorbeeldtekst te kunnen bekijken.

Vertegenwoordiging

Neem in je statuten op wie bevoegd is de vereniging te vertegenwoordigen.

Log in om een voorbeeldtekst te kunnen bekijken.

Overige aandachtspunten

 De vereniging NOV heeft een handige checklist gemaakt, waar alle aandachtspunten m.b.t. statutenwijziging in staan.

Online vergaderen

Er is nu een tijdelijke wet van kracht, die online stemmen tijdens ledenvergaderingen toestaan. Als die wet wordt ingetrokken omdat de pandemie voorbij is, is online stemmen niet meer rechtsgeldig, tenzij dit in de statuten is toegestaan. Met Zoom vergaderen is nu mogelijk geworden en kan kosten besparen. Neem dus een regel op in de statuten dat online stemmen is toegestaan.

Log in om een voorbeeldtekst te kunnen bekijken.

Modelstatuten

Een notaris hanteert vaak modelstatuten. Als je statuten hier nauw op aansluiten zullen de kosten van het passeren van de akte relatief laag zijn. Vraag vooraf deze modelstatuten op bij de notaris.

Hoe meer je aanpast in de modelstatuten, hoe hoger de rekening van de notaris zal zijn, zeker als hij teksten moet aanpassen. Vooraf juridisch advies inwinnen is dan aan te raden.